Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem może wydawać się stosunkowo prostą czynnością: przygotowanie wypowiedzenia, wręczenie dokumentu i zachowanie odpowiedniego okresu wypowiedzenia.

W praktyce błędy popełnione przez pracodawcę przy zwalnianiu pracownika są jedną z częstszych przyczyn sporów przed sądami pracy.

Problem może dotyczyć zarówno niewłaściwej formy wypowiedzenia, źle określonej przyczyny, pominięcia konsultacji ze związkiem zawodowym, jak również rozwiązania stosunku pracy z osobą korzystającą ze szczególnej ochrony.

 

Konsekwencje mogą być poważne. Pracownik może żądać między innymi uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo wypłaty odszkodowania.

Dlatego przed rozwiązaniem umowy warto sprawdzić nie tylko to, czy pracodawca ma powód do zwolnienia pracownika, ale również czy wybrany tryb rozwiązania stosunku pracy i cała procedura są zgodne z prawem.

 

Rozwiązanie umowy o pracę – jakie możliwości ma pracodawca?

 

Kodeks pracy przewiduje kilka sposobów zakończenia stosunku pracy.

Umowa o pracę może zostać rozwiązana między innymi:

• na mocy porozumienia stron,
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia,
• z upływem czasu, na który została zawarta.

Z punktu widzenia ryzyka pracodawcy szczególne znaczenie mają jednak dwa przypadki:

wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę

oraz

rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, w szczególności tzw. zwolnienie dyscyplinarne.

To właśnie przy tych sposobach zakończenia zatrudnienia najczęściej powstają późniejsze spory.

Błąd 1. Brak konkretnej przyczyny wypowiedzenia

Jednym z najważniejszych błędów jest niewskazanie przyczyny rozwiązania umowy albo opisanie jej w sposób zbyt ogólny.

Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy pracodawca powinien wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie:

• umowy zawartej na czas określony,
• umowy zawartej na czas nieokreślony,

a także przyczynę rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

 

Warto zwrócić uwagę, że obecnie obowiązek wskazania przyczyny dotyczy również wypowiedzenia przez pracodawcę umowy na czas określony.

Sformułowania takie jak:

„utrata zaufania”

„niewłaściwe wykonywanie obowiązków”

„brak zaangażowania”

„niespełnianie oczekiwań pracodawcy”

mogą okazać się niewystarczające, jeżeli pracownik nie jest w stanie ustalić, jakie konkretnie zdarzenia spowodowały rozwiązanie jego umowy.

Przyczyna powinna zostać sformułowana w taki sposób, aby pracownik wiedział, dlaczego pracodawca podjął decyzję o wypowiedzeniu i mógł ocenić, czy istnieją podstawy do zakwestionowania tej decyzji przed sądem.

Błąd 2. Podanie przyczyny, która nie jest prawdziwa

Samo zamieszczenie przyczyny w dokumencie nie wystarczy.

W przypadku sporu sąd może badać, czy wskazana przez pracodawcę przyczyna była rzeczywista i uzasadniała rozwiązanie stosunku pracy.

Przykładowo pracodawca wskazuje:

 

 

„likwidację stanowiska pracy”

a następnie kilka tygodni później zatrudnia inną osobę wykonującą zasadniczo te same obowiązki.

Nie oznacza to automatycznie, że każde takie działanie będzie niezgodne z prawem, ale może poważnie podważyć wiarygodność deklarowanej przyczyny zwolnienia.

Podobny problem może wystąpić, gdy pracodawca wskazuje na słabe wyniki, niewykonywanie obowiązków lub częste naruszenia procedur, ale nie posiada żadnych dokumentów, korespondencji, ocen, raportów czy innych dowodów potwierdzających swoje twierdzenia.

W ewentualnym postępowaniu sądowym samo przekonanie pracodawcy może okazać się niewystarczające.

Błąd 3. Próba zmiany przyczyny dopiero przed sądem

Bardzo niebezpiecznym założeniem jest:

 

 

„w wypowiedzeniu wpiszemy krótko, a później, jeżeli pracownik pójdzie do sądu, przedstawimy wszystkie prawdziwe powody”.

Takie postępowanie może być błędem.

Pracodawca zasadniczo powinien bronić wypowiedzenia w granicach przyczyny, która została zakomunikowana pracownikowi.

Postępowanie sądowe może służyć przedstawieniu dowodów i dokładniejszemu wyjaśnieniu wskazanej wcześniej przyczyny, ale nie powinno służyć tworzeniu zupełnie nowych powodów zwolnienia, o których pracownik nie został wcześniej poinformowany.

Dlatego treść wypowiedzenia powinna być przygotowana bardzo starannie jeszcze przed jego wręczeniem.

Błąd 4. Automatyczne powoływanie się na „utratę zaufania”

„Utrata zaufania” jest jedną z najczęściej pojawiających się przyczyn wypowiedzenia.

Nie oznacza to jednak, że samo użycie tych dwóch słów zabezpiecza pracodawcę.

 

 

Trzeba ustalić, co konkretnie spowodowało utratę zaufania.

Może chodzić przykładowo o:

• naruszenie określonych procedur,
• przekazywanie nieprawdziwych informacji,
• niewłaściwe gospodarowanie powierzonym mieniem,
• istotne błędy w wykonywaniu obowiązków,
• określone zachowanie wobec klientów lub współpracowników,
• naruszenie zasad poufności.

 

Im wyższe i bardziej odpowiedzialne stanowisko zajmuje pracownik, tym zaufanie może mieć większe znaczenie dla oceny dalszej możliwości zatrudnienia.

Nie zmienia to jednak zasady, że przyczyna powinna odnosić się do konkretnych okoliczności, a nie jedynie do subiektywnego przekonania pracodawcy.

Błąd 5. Nadużywanie zwolnienia dyscyplinarnego

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika jest jednym z najbardziej rygorystycznych sposobów zakończenia zatrudnienia.

Zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy pracodawca może zastosować taki tryb między innymi w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych.

Nie każde naruszenie obowiązków jest jednak „ciężkim naruszeniem”.

To jeden z najczęstszych błędów pracodawców.

Pracownik spóźnił się.

Nie wykonał jednego polecenia.

Popełnił błąd.

Doszło do konfliktu z przełożonym.

Otrzymał skargę klienta.

Każda z tych sytuacji wymaga indywidualnej oceny. Nie oznacza automatycznie powstania podstaw do dyscyplinarnego rozwiązania umowy.

Przy ocenie możliwości zastosowania art. 52 Kodeksu pracy istotne są między innymi:

• charakter naruszonego obowiązku,
• stopień winy pracownika,
• okoliczności zdarzenia,
• rzeczywiste albo potencjalne zagrożenie interesów pracodawcy.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych istotne znaczenie ma między innymi wina umyślna albo rażące niedbalstwo pracownika.

Dlatego „dyscyplinarka” nie powinna być stosowana jako szybszy odpowiednik zwykłego wypowiedzenia.

Błąd 6. Przekroczenie miesięcznego terminu przy zwolnieniu dyscyplinarnym

 

 

Nawet jeżeli zachowanie pracownika rzeczywiście uzasadnia zastosowanie art. 52 Kodeksu pracy, pracodawca nie może zwlekać z decyzją bez ograniczeń.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

W praktyce ogromne znaczenie może więc mieć ustalenie:

• kiedy doszło do zdarzenia,
• kiedy pracodawca uzyskał o nim wiarygodną wiadomość,
• kto w strukturze pracodawcy posiadał informacje,
• czy konieczne było przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego,
• kiedy informacje pozwalały już na podjęcie decyzji.

Pracodawca posiadający podstawy do rozwiązania umowy może więc przegrać proces właśnie z powodu błędu proceduralnego i przekroczenia ustawowego terminu.

Błąd 7. Brak odpowiednich dowodów

Jednym z najbardziej praktycznych problemów jest zwolnienie pracownika na podstawie wydarzeń, których później nie można udowodnić.

Pracodawca twierdzi, że pracownik regularnie nie wykonywał obowiązków.

Pracownik odpowiada, że wykonywał.

Pracodawca wskazuje na skargi klientów.

Pracownik twierdzi, że nigdy o nich nie słyszał.

Pracodawca zarzuca niewykonanie polecenia.

Pracownik twierdzi, że takiego polecenia nie otrzymał.

 

 

Jeżeli sprawa trafi do sądu, znaczenie mogą mieć między innymi:

• wiadomości e-mail,
• dokumentacja firmowa,
• raporty,
• protokoły,
• korespondencja z pracownikiem,
• oceny okresowe,
• dokumentacja dotycząca błędów,
• zeznania świadków,
• obowiązujące procedury,
• zakres obowiązków pracownika.

Dlatego przed wręczeniem wypowiedzenia pracodawca powinien odpowiedzieć sobie nie tylko na pytanie:

 

 

„czy mamy powód?”

ale również:

„czy jesteśmy w stanie ten powód wykazać przed sądem?”

Błąd 8. Zwolnienie pracownika w okresie szczególnej ochrony

Nie każdy pracownik może zostać zwolniony na takich samych zasadach.

Kodeks pracy oraz przepisy szczególne przewidują szereg przypadków szczególnej ochrony trwałości zatrudnienia.

Dotyczy to między innymi określonych sytuacji związanych z:

• ciążą,
• korzystaniem z urlopu macierzyńskiego i innych urlopów związanych z rodzicielstwem,
• urlopem wychowawczym,
• obniżeniem wymiaru czasu pracy przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
• okresem przedemerytalnym,
• urlopem wypoczynkowym,
• inną usprawiedliwioną nieobecnością w pracy,
• pełnieniem określonych funkcji związkowych.

 

Przykładowo art. 39 Kodeksu pracy chroni – przy spełnieniu wskazanych w nim warunków – pracownika, któremu brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego.

Art. 41 Kodeksu pracy przewiduje natomiast ochronę przed wypowiedzeniem w czasie urlopu oraz określonej usprawiedliwionej nieobecności pracownika.

Szczególnie rozbudowane zasady ochronne dotyczą również pracownic w ciąży oraz pracowników korzystających z określonych uprawnień rodzicielskich.

Przed zwolnieniem pracownika trzeba więc zawsze sprawdzić, czy dana osoba nie znajduje się w szczególnym okresie ochronnym.

Błąd 9. Pominięcie związku zawodowego

 

 

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed dokonaniem wypowiedzenia może powstać obowiązek przeprowadzenia odpowiedniej procedury konsultacyjnej.

Zgodnie z aktualnym art. 38 Kodeksu pracy obowiązek ten obejmuje zamiar wypowiedzenia przez pracodawcę zarówno umowy zawartej na czas określony, jak i umowy zawartej na czas nieokreślony.

Pracodawca zawiadamia reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, wskazując przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy.

Organizacja ma następnie ustawowy termin na przedstawienie umotywowanych zastrzeżeń.

Odrębne zasady dotyczą rozwiązania umowy w trybie art. 52 Kodeksu pracy. W takim przypadku reprezentująca pracownika organizacja związkowa może przedstawić swoją opinię nie później niż w ciągu 3 dni.

Pominięcie wymaganej procedury może spowodować, że nawet merytorycznie uzasadnione rozwiązanie umowy zostanie dokonane z naruszeniem przepisów prawa pracy.

Błąd 10. Nieprawidłowa likwidacja stanowiska pracy

 

 

Likwidacja stanowiska może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia.

Problem pojawia się jednak wtedy, gdy likwidacja jest wyłącznie pozorna albo pracodawca redukuje tylko jedno spośród kilku takich samych lub podobnych stanowisk.

Wówczas może pojawić się pytanie:

dlaczego zwolniono właśnie tego pracownika, a nie inną osobę zatrudnioną na analogicznym stanowisku?

W takich sytuacjach istotnego znaczenia nabierają kryteria doboru pracownika do zwolnienia.

Mogą dotyczyć przykładowo:

• kwalifikacji,
• doświadczenia,
• wyników pracy,
• przydatności zawodowej,
• zakresu posiadanych kompetencji,
• jakości wykonywanej pracy.

Kryteria powinny mieć charakter obiektywny, sprawiedliwy i możliwy do obrony.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego wskazuje, że jeżeli pracodawca likwiduje tylko część spośród większej liczby analogicznych stanowisk, pracownik powinien co do zasady wiedzieć nie tylko, że następuje redukcja zatrudnienia, lecz również dlaczego właśnie on został wybrany do zwolnienia.

Błąd 11. Nieprawidłowy okres wypowiedzenia

 

 

Kolejnym problemem jest błędne obliczenie okresu wypowiedzenia.

W przypadku umów na czas określony i nieokreślony standardowy okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy i wynosi co do zasady:

• 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej 3 lata.

Inne zasady obowiązują przy umowach na okres próbny.

Trzeba również pamiętać o prawidłowym ustaleniu momentu rozpoczęcia i zakończenia okresu wypowiedzenia.

Błąd w tym zakresie może skutkować konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy.

Błąd 12. Wypowiedzenie e-mailem albo SMS-em bez zachowania wymaganej formy

Kodeks pracy wymaga, aby oświadczenie o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia nastąpiło na piśmie.

Szczególne problemy pojawiają się obecnie przy komunikacji elektronicznej.

Samo wysłanie pracownikowi zwykłego e-maila, SMS-a albo skanu podpisanego dokumentu nie jest tym samym co zachowanie wymaganej prawem formy pisemnej.

Możliwe jest złożenie oświadczenia w równoważnej formie elektronicznej, ale wymaga to spełnienia warunków przewidzianych przez przepisy, w szczególności zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Sąd Najwyższy wskazywał, że rozwiązanie stosunku pracy np. zwykłym SMS-em może być skuteczne jako oświadczenie woli, ale jednocześnie wadliwe z uwagi na naruszenie wymogów dotyczących formy.

To istotna różnica.

 

 

Wadliwe wypowiedzenie nie musi oznaczać, że stosunek pracy automatycznie trwa nadal. Może natomiast umożliwić pracownikowi skuteczne zakwestionowanie działania pracodawcy przed sądem.

Błąd 13. Przekonanie, że pracownik musi podpisać wypowiedzenie

Częstym błędem organizacyjnym jest również przekonanie:

 

 

„pracownik nie podpisał wypowiedzenia, więc go nie przyjął”.

Podpis pracownika na dokumencie nie jest co do zasady warunkiem skuteczności oświadczenia pracodawcy.

Podpis pracownika może potwierdzać jego odbiór.

Jeżeli jednak pracownik odmawia podpisania dokumentu, nie oznacza to automatycznie, że pracodawca nie może skutecznie złożyć mu oświadczenia.

Kluczowe jest to, czy oświadczenie zostało pracownikowi doręczone w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

Dlatego w razie odmowy przyjęcia lub podpisania dokumentu ogromne znaczenie może mieć prawidłowe udokumentowanie przebiegu całego zdarzenia.

Błąd 14. Brak pouczenia o prawie odwołania do sądu

W oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy lub rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia powinno znajdować się pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy.

Pracownik ma co do zasady 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia na wniesienie odwołania do sądu pracy.

W przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia również obowiązuje 21-dniowy termin na wystąpienie z odpowiednim roszczeniem.

Brak prawidłowego pouczenia jest kolejnym niepotrzebnym błędem formalnym, którego można łatwo uniknąć poprzez prawidłowe przygotowanie dokumentacji.

Błąd 15. Zwolnienie pracownika z przyczyny dyskryminacyjnej lub odwetowej

Pracodawca ma prawo podejmować decyzje kadrowe.

Prawo to nie jest jednak nieograniczone.

Przyczyna rozwiązania stosunku pracy nie może naruszać przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu ani stanowić niedopuszczalnego odwetu za korzystanie przez pracownika z przysługujących mu praw.

Szczególnej ostrożności wymagają sytuacje, w których decyzja o zwolnieniu pojawia się bezpośrednio po:

• zgłoszeniu przez pracownika naruszeń,
• skorzystaniu z określonego uprawnienia pracowniczego,
• dochodzeniu należnego wynagrodzenia,
• zgłoszeniu zarzutów dotyczących nierównego traktowania,
• skorzystaniu z określonych uprawnień rodzicielskich.

Sama zbieżność czasowa nie przesądza automatycznie o bezprawności zwolnienia, ale może stać się istotnym elementem późniejszego sporu.

Co może zrobić pracownik po otrzymaniu niezgodnego z prawem wypowiedzenia?

Jeżeli wypowiedzenie umowy na czas określony lub nieokreślony jest nieuzasadnione albo narusza przepisy dotyczące wypowiadania umów, pracownik może wystąpić do sądu pracy.

W zależności od sytuacji może żądać między innymi:

• uznania wypowiedzenia za bezskuteczne,
• przywrócenia do pracy,
• odszkodowania.

W przypadku niezgodnego z prawem rozwiązania umowy bez wypowiedzenia Kodeks pracy również przewiduje odpowiednie roszczenia pracownika.

Dla pracodawcy konsekwencją błędnej decyzji może więc być nie tylko konieczność zapłaty pieniędzy, lecz nawet powrót zwolnionego pracownika do zakładu pracy.

Jak bezpiecznie rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem?

Przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić krótką analizę prawną konkretnego przypadku.

Należy sprawdzić przede wszystkim:

1. jaki rodzaj umowy posiada pracownik,
2. jaki tryb rozwiązania umowy ma zostać zastosowany,
3. czy istnieje rzeczywista i możliwa do wykazania przyczyna,
4. czy przyczyna została wystarczająco konkretnie opisana,
5. jakie dowody posiada pracodawca,
6. czy pracownik korzysta ze szczególnej ochrony,
7. czy reprezentuje go organizacja związkowa,
8. czy konieczna jest konsultacja albo zgoda określonego podmiotu,
9. jaki okres wypowiedzenia należy zastosować,
10. czy zachowane zostały wszystkie terminy,
11. czy dokument zawiera wymagane pouczenia,
12. czy został prawidłowo podpisany i doręczony.

Szczególnie dokładnej analizy wymagają zwolnienia dyscyplinarne, zwolnienia pracowników chronionych oraz redukcje zatrudnienia obejmujące część osób zajmujących podobne stanowiska.

Rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem – podsumowanie

Największym błędem pracodawcy jest założenie, że skoro istnieje powód do zakończenia współpracy, to sposób przygotowania i przeprowadzenia zwolnienia ma drugorzędne znaczenie.

W prawie pracy uzasadnienie decyzji oraz prawidłowa procedura są równie istotne.

Pracodawca może posiadać rzeczywisty powód do zakończenia zatrudnienia, a mimo tego narazić się na przegraną przed sądem pracy, jeżeli:

• błędnie opisze przyczynę,
• zastosuje niewłaściwy tryb,
• nie zachowa wymaganego terminu,
• pominie ochronę pracownika,
• nie przeprowadzi wymaganej konsultacji,
• nie zachowa właściwej formy.

 

Dlatego przed wręczeniem wypowiedzenia – szczególnie w przypadku konfliktu z pracownikiem lub planowanego zwolnienia dyscyplinarnego – warto dokładnie przeanalizować dokumentację oraz podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy.

Często znacznie łatwiej jest prawidłowo przygotować rozwiązanie umowy przed jego wręczeniem, niż później bronić wadliwego wypowiedzenia przed sądem.

FAQ – rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem

Czy pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia?

Tak. Obecnie pracodawca powinien wskazać przyczynę wypowiedzenia zarówno umowy zawartej na czas nieokreślony, jak i umowy zawartej na czas określony. Przyczynę trzeba wskazać również przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Czy „utrata zaufania” wystarczy jako przyczyna zwolnienia?

Nie zawsze. Samo hasło „utrata zaufania” może być niewystarczające. Zasadnicze znaczenie mają konkretne okoliczności, które spowodowały utratę zaufania i uzasadniają zakończenie zatrudnienia.

Czy można zwolnić pracownika dyscyplinarnie za każdy poważniejszy błąd?

Nie. Art. 52 Kodeksu pracy ma charakter szczególny. W przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych trzeba analizować między innymi rodzaj obowiązku, stopień winy pracownika oraz zagrożenie lub naruszenie interesów pracodawcy.

Ile czasu ma pracodawca na zwolnienie dyscyplinarne?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie jednego miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Czy pracownik musi podpisać wypowiedzenie?

Nie. Odmowa podpisania dokumentu nie oznacza automatycznie braku skuteczności wypowiedzenia. Istotne jest, czy pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia.

Czy można wysłać wypowiedzenie zwykłym e-mailem?

Zwykły e-mail albo skan dokumentu nie spełnia wymogu formy pisemnej. Elektroniczne złożenie wypowiedzenia w formie równoważnej pisemnej jest możliwe przy zachowaniu wymogów dotyczących formy elektronicznej, w szczególności przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czy można wypowiedzieć umowę pracownikowi podczas L4?

Co do zasady art. 41 Kodeksu pracy chroni pracownika podczas usprawiedliwionej nieobecności w pracy, dopóki nie upłyną okresy ochronne umożliwiające rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia. Każdy przypadek należy jednak analizować indywidualnie.

Czy pracodawca może zwolnić pracownicę w ciąży?

Pracownica w ciąży korzysta ze szczególnej ochrony stosunku pracy. Przepisy przewidują jedynie określone wyjątki od tej ochrony, dlatego przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji konieczna jest analiza konkretnego przypadku.

Czy przy likwidacji stanowiska trzeba podawać kryteria wyboru pracownika?

Jeżeli likwidowane jest jedno z kilku analogicznych stanowisk i pracodawca musi wybrać konkretną osobę do zwolnienia, kryteria doboru mogą stanowić bardzo istotny element przyczyny wypowiedzenia. Powinny być obiektywne i możliwe do zweryfikowania.

Ile czasu ma pracownik na odwołanie od wypowiedzenia?

Co do zasady 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę.

adwokat Konrad Michał Kuć